Produtividade no trabalho: 10 dicas para melhorar 

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Tempo de leitura: 5 minutos

Produtividade no trabalho: 10 dicas para melhorar

Aumentar a produtividade no trabalho é essencial para que consiga cumprir suas tarefas no menor intervalo de tempo possível e também para que consiga otimizar a execução de cada atividade – gerando resultados mais assertivos e diminuindo o tempo desperdiçado em retrabalho.

Entretanto, nem todas as técnicas para melhorar sua produtividade são óbvias. Por isso, trouxemos dicas apresentando o que você pode fazer para melhorar seu desempenho, eliminar distrações e ser mais produtivo em seu dia a dia.

Confira cada uma das dicas e não deixe de colocá-las em prática até criar uma rotina que realmente seja capaz de de influenciar positivamente seu trabalho. Sem mais delongas, vamos lá!

1. Elimine distrações

Pode parecer realmente óbvio, mas o fato é que hoje estamos sempre rodeados de aparelhos, dispositivos, sistemas, aplicativos e outros fatores que podem nos distrair das atividades que devem ser executadas.

Por isso, o primeiro passo é identificar exatamente quais são as coisas que te distraem durante seu período de trabalho. Redes sociais? Vídeos no YouTube? Conversas e grupos no WhatsApp?

Após identificar o maior problema, faça o possível para eliminá-lo e considere utilizar ferramentas que o ajudam a monitorar como você utiliza seu tempo durante o dia.

No começo pode ser difícil quebrar o hábito de permitir que estas distrações façam parte de seu horário de concentração, mas é necessário lidar com este problema para aumentar sua produtividade no trabalho.

2. Priorize suas atividades

Aprender como priorizar suas atividades pode fazer toda a diferença. Pessoas funcionam de formas diferentes e, muitas vezes, têm picos de produtividade em diferentes horários ou são mais propensas a manter o foco após a finalização de determinadas atividades.

Por isso, liste todas suas atividades e categorize-as considerando urgência, nível de conhecimento e técnica necessários, tempo de duração e então distribua-as de forma que consiga criar uma rotina.

É claro, nem sempre você tem controle absoluto sobre a distribuição de suas atividades, especialmente se o seu trabalho depende de demanda externa. Por isso, certifique-se de considerar estes tipos de imprevistos e tarefas que podem interrompê-lo ao priorizar suas atividades.

3. Organize seu ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho organizado realmente pode melhorar seu desempenho. Primeiramente porque isso te permite economizar tempo ao executar suas atividades.

Você não passará minutos procurando por uma ferramenta, arquivo, documento ou qualquer outro tipo de material que precisa para executar suas atividades se souber exatamente onde encontrá-las de forma consistente.

Inclusive, perceba que isso também é válido para a organização das ferramentas e tecnologias que utiliza.

Ter pastas organizadas com arquivos, documentos e até mesmo estruturar suas tarefas através de ferramentas profissionais como um sistema de CRM ou aplicativos de gestão de projetos são formas de organizar seu ambiente de trabalho e seus processos.

4. Divida suas atividades em blocos de tempo

Dividir atividades em intervalos de tempo te ajudará a gerenciar seu tempo de forma mais eficiente.

Inclusive, uma das metodologias mais populares para aumentar a produtividade é a Técnica Pomodoro, criada pelo italiano Francesco Cirillo, ao final dos anos 80.

Ela envolve o estruturamento de todas suas atividades dentro de ciclos de trabalho de pelo menos 25 minutos nos quais você deve dedicar 100% de sua atenção em foco apenas à tarefa em questão.

Se você precisa de 1 hora para executar determinada tarefa, por exemplo, saberá que precisará de 4 ciclos de trabalho ininterruptos para executá-la.

Além disso, para manter-se produtivo por diversas horas, faça pausas a cada quatro ciclos para que possa descansar e “oxigenar seu cérebro”, o que na verdade traz impactos significativamente positivos de acordo com os estudos apresentados envolvendo a Técnica Pomodoro.

5. Planeje seu dia com antecedência

Sempre que possível, tente planejar o que você fará no dia seguinte com antecedência. Inclusive, planejar suas tarefas do dia na noite anterior é uma boa prática para aumentar sua produtividade.

Isso porque deixar para descobrir o que fará não te permite preparar com antecedência caso necessário.

Além disso, se você é responsável por criar seu próprio trabalho, deixar para fazê-lo apenas no dia irá consumir tempo que você poderia dedicar para executar uma lista de atividades já estruturada.

6. Faça anotações e crie lembretes

Sempre mantenha perto de você um bloco de notas ou um dispositivo no qual você possa fazer anotações e criar lembretes rápidos.

Esta é uma boa prática que, além de melhorar sua produtividade, irá ajudá-lo a não esquecer de informações importantes ou perder tempo tendo de procurá-las novamente. Lembre-se do que já falamos sobre organizar seu ambiente de trabalho.

Além disso, considere também criar um cronograma de atividades para que tenha um planejamento mais estruturado à médio prazo, ou seja, detalhando suas tarefas e plano de ação para as próximas semanas ou até mesmo meses, dependendo da previsibilidade de suas atividades.

7. Ouça músicas para trabalhar

Talvez você imagine que isso seja bobagem, mas a verdade é que ouvir certos tipos de músicas para trabalhar realmente pode ajudá-lo a manter-se focado.

Além de ajudar a eliminar distrações como barulhos ou ruídos comuns em seu ambiente de trabalho, as músicas podem ajudá-lo a ter mais imersão na atividade que está executando e, em conjunto com técnicas como a Pomodoro, isso pode trazer resultados realmente impressionantes.

Entretanto, é importante ficar atento que não é todo tipo de música que irá ajudá-lo a manter-se concentrado e imerso em suas atividades.

Evite músicas com vocais – pois podem fazer com que você perca sua atenção cantarolando – e busque por sons mais amenos, com um ritmo mais calmo ou até mesmo considere apenas ouvir sons da natureza para manter-se relaxado e melhorar sua concentração. Veja aqui as melhores músicas para aumentar sua produtividade.

8. Cuidado com o perfeccionismo

Algumas vezes é possível ter baixa produtividade não porque você está procrastinando ou deixando de realizar as atividades que precisa, mas sim porque está gastando muito tempo em detalhes, frequentemente até mesmo após o trabalho já estar pronto.

Esta é uma situação especialmente comum para quem trabalha com processos criativos, mas pode acontecer com realmente qualquer um.

Saiba a hora de identificar sua atividade como concluída e passe para a próxima. Isso não significa que você não deva se atentar aos detalhes, mas sim que precisa se treinar para fazer isso no decorrer de uma tarefa para que tenha de realizar menos correções ao final.

9. Modernize suas ferramentas

Utilizar as ferramentas certas para cada atividade têm um impacto enorme em sua produtividade.

A ideia é realmente simples, compare o tempo necessário para gerenciar o relacionamento com seus clientes em planilhas de excel e como você poderia economizá-lo ao organizar todas as oportunidades, dados e informações sobre negócios em um sistema de CRM automatizado.

Considerando as inúmeras soluções tecnológicas à sua disposição hoje, realmente não existem mais motivos para não modernizar suas atividades e delegar parte de seu trabalho manual à ferramentas profissionais.

10. Treine sua mente para alcançar objetivos e metas

Uma dica não menos importante que as anteriores e que realmente pode ter grande impacto em sua produtividade no trabalho é treinar sua mente para atuar com foco nos objetivos e metas estabelecidos.

Mesmo que uma atividade seja árdua e cansativa, pause por um momento e pense no potencial retorno que você terá ao executá-la.

Não deixe de conferir nosso Podcast com o mesmo título e aprender mais dicas sobre como fazer isso e começar incorporar este ideal em seu estilo de vida e no dia a dia.

Bônus: melhore a produtividade da sua equipe de vendas

Para finalizar, não poderíamos deixar de apresentar como você pode aumentar a produtividade de sua equipe de vendas através de uma ferramenta de gestão de relacionamento com clientes, também conhecido como CRM.

Se hoje você ainda trabalha com planilhas de excel, papéis e é incapaz de visualizar seu funil de vendas de forma clara e identificar todas as oportunidades de negócios delegadas à cada representante de sua equipe, certamente está deixando de economizar muito tempo em tarefas manuais.

Com um sistema de CRM, sua produtividade aumenta pois será possível:

  • Centralizar o histórico de atendimento e informações de clientes;
  • Criar e acompanhar todo seu pipeline de vendas;
  • Gerenciar e delegar atividades para sua equipe;
  • Organizar e otimizar seu processo de vendas;
  • Gerar relatórios detalhados para que possa focar na administração e perca menos tempo consolidando informações.

A partir dessas características, fica fácil começar a entender porque negócios modernos já permitem que a tecnologia os ajudem a manter o foco em atividades mais urgentes enquanto deixam que ferramentas sofisticadas automatizem processos e tarefas repetitivas.

Gostou das dicas para aumentar a produtividade no trabalho?

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e que consiga, através delas, melhorar seu desempenho e atingir suas metas e objetivos de forma mais consistente, sem distrações ou falhas na gestão do seu próprio tempo.

Tavares

Tavares

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